Voltando um pouco à nossa memória, as imagens de escritórios sempre tinham arquivos cheios de gaveta, nos quais os colaboradores precisavam recorrer diversas vezes ao dia para checar documentos e dar continuidade ao trabalho. Tratava-se de uma gestão de processos 1.0, podemos dizer.
Se essa fosse a realidade com a pandemia, muitas empresas não conseguiriam realizar o trabalho remoto. Felizmente, a transformação digital trouxe novos formatos para a gestão de processos, transferindo arquivos digitalizados e informações para softwares na nuvem, que facilitam demais os serviços. Uma gestão 2.0.
Somado a isso, podemos citar a assinatura eletrônica, que trouxe muitas facilidades ao dia a dia de escritórios. Em vez de se deslocar para assinar contratos e ter que correr para ir em cartórios autenticar a firma, com poucos cliques podemos assinar um documento e dar continuidade ao trabalho.
Toda essa digitalização de dados é muito favorável e vemos como um caminho sem volta para os negócios. Ou seja, atualizar a gestão de processos permite à sua empresa ter inúmeros diferenciais competitivos. Vamos tratar desse assunto no artigo. Acompanhe até o fim!
Assinatura eletrônica: entenda o conceito
A assinatura eletrônica, quando respeitadas as normas legais, tem igual validade à assinatura que fazemos de próprio punho, por exemplo, ao assinar um contrato de aluguel ou fechar uma parceria com um fornecedor.
Se antes, os contratos precisavam chegar até nós via Correios ou alguma transportadora (o que levava dias, senão semanas) ou era necessário que fôssemos até eles para assiná-los (tomando nosso tempo), hoje, isso se resolve com poucos cliques. Afinal, pode-se assinar de forma eletrônica por meio de login e senha, autenticação de biometria, SMS, firma digitalizada, dentre outras formas.
Trata-se de uma forma já legislada pela MP 2.200-2, sendo um passo fundamental em nossa transformação digital, fazendo com que a gestão de processos subisse de nível.
Gestão de processos: como ela sai ganhando com a assinatura eletrônica
Atualmente, com o recurso da assinatura eletrônica, os contratos são fechados sem que nenhuma das partes precise se deslocar, o que já é um ponto positivo, permitindo mais conforto aos clientes e produtividade às organizações.
Para as equipes, essa rapidez permite que mais contratos sejam fechados em um único mês, além de garantir uma boa experiência ao usuário, que tem facilidades e uma boa impressão da organização. Sem falar na segurança, pois os riscos de fraude são minimizados quando se segue os protocolos recomendados.
Outros pontos fundamentais à gestão de processo na transformação digital
A gestão de processos pode ser otimizada com a transformação digital por muitos pontos que vão bem além da questão das assinaturas, como o desenvolvimento de softwares de gestão com inteligência artificial e a digitalização dos documentos, colocando fim ao excesso de papel e a necessidade do presencial. Entenda em mais detalhes a seguir!
Coleta de documentos
A parte de coleta exige que os documentos físicos sejam coletados, analisados, checados e registrados. É um trabalho que pede cuidado, para que materiais importantes ao dia a dia da empresa não sejam perdidos nessa digitalização.
Além da coleta, a classificação é um ponto essencial. Um bom caminho é usar tags para classificá-los de acordo com a segmentação que mais faça sentido, como a equipe que usa, o motivo de o documento existir, datas etc.
Digitalização
Para os documentos físicos, há a necessidade de escanear cada um deles, sempre na ordem em que se encontram para que sigam fazendo o mesmo sentido. A digitalização é uma necessidade para que esses documentos sejam indexados da melhor forma em um sistema.
Nessa indexação, os colaboradores podem recorrer a esses dados para checar dúvidas e seguir usando normalmente, como se estivessem indo aos armários e prateleiras com poucos cliques.
Contratação de software
Todo esse processo pode ser otimizado ao apostar em um software que faça a digitalização e aperfeiçoe a gestão de processos.
Lembrando que, após essa digitalização, a empresa tem a possibilidade de fazer todos os processos de maneira digital, tornando o dia a dia muito mais simples. Com softwares em nuvem, a equipe consegue trabalhar de onde estiver, fazendo até com que alguns escritórios físicos percam o sentido de existir. Isso traz diversos ganhos, como:
- economia;
- satisfação dos colaboradores — tendo em mente que gerações mais novas preferem as formas remotas de trabalho;
- competitividade, pois pode-se contratar equipe de qualquer lugar.
Transformação digital na gestão de processos: veja os pontos altos
Apesar de a digitalização ser um ponto sem volta, muitos negócios ainda dão valor ao físico e podem ficar para trás quando se trata de competitividade. Aqueles que já estão virtualizando a gestão de processos saem ganhando muito, como falamos abaixo.
Produtividade
O trabalho remoto precisa do acesso em nuvem de dados diversos para garantir mais produtividade. Quanto mais mobilidade a ferramenta tiver, melhor para a equipe, que não precisa parar enquanto procura alguma informação.
Você pode estar numa reunião por Skype ou Zoom e, ao mesmo tempo, checar algum documento para não precisar fazer um follow-up depois de encerrada a conversa.
A produtividade também cresce quando o software usado tem características mais modernas, como o uso de inteligência artificial na gestão de dados. Tal fato garante que a equipe tenha mais insights e relatórios precisos para garantir que a estratégia esteja funcionando como deveria.
Segurança
A questão dos dados sensíveis é um ponto que deixa muitas empresas preocupadas quando passam a utilizar a computação em nuvem. Mas existem protocolos sérios de segurança a serem cumpridos instituídos pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Assim, antes de fechar com qualquer software, entenda o nível de segurança que ele oferece.
Redução de custos
Como dissemos, ao tornar tudo online, você acaba ocupando menos espaço físico, podendo repensar até mesmo a necessidade de manter o escritório. Além disso, os softwares de gestão de processos são pagos por demanda, ou seja, você não vai pagar por aquilo que não usa.
Sustentabilidade
A questão da sustentabilidade é um ponto a ser observado, uma vez que ela se torna, cada vez mais, uma preocupação da população.
Dessa forma, ter uma conduta sustentável, que evite o uso de papel e o excesso de deslocamentos, faz com que uma empresa se insira em um patamar que faz todo sentido ao momento em que vivemos.
A digitalização de dados e a gestão de processos mais eficiente são uma necessidade que garantem às companhias continuarem no mercado por mais tempo. Seja por que entendem os dados com mais rapidez e melhoram a estratégia ou até por que repensam o modelo de negócio a partir dessas informações. Não tem mais volta, por isso, você precisa se atualizar.
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