Inovações disruptivas têm dado nova cara a antigos processos. Hoje, podemos armazenar na nuvem todos os dados de uma empresa, acessando softwares e consultando as informações de onde estivermos, na hora que bem entendermos. Mais produtividade e facilidade, não é?
Porém, esse cenário de desburocratização segue possibilitando que novos contratos sejam firmados sem que nenhuma das partes precise se locomover para assinar um papel. Aliás, o papel, pouco a pouco, vai se tornando obsoleto e nada prático, principalmente devido ao surgimento da assinatura eletrônica, até porque a consciência ecológica é, cada vez mais, uma preocupação da sociedade.
Quando sua companhia passa a usar a assinatura eletrônica, ela conta com uma importante vantagem competitiva. Afinal, contratos podem ser firmados rapidamente, evitando a perda de tempo em validar as assinaturas em cartório, reduzindo custos e fazendo com que o mercado veja sua empresa com bons olhos.
A seguir, traremos diversos detalhes sobre o uso da assinatura eletrônica em seu dia a dia e falaremos também sobre a assinatura digital. Acompanhe conosco!
O que é uma assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica equivale a uma assinatura de próprio punho, seja para validar um contrato, comprovar a autoria de um documento, mostrar ciência a respeito de alguma cláusula nova de contrato etc. Mas, claro, feita eletronicamente.
Assim, a assinatura eletrônica pode ser feita por login e senha, autenticação de biometria, firma digitalizada, SMS ou mesmo a assinatura digital (sim, as duas são diferentes e vamos falar mais disso a seguir).
Um bom exemplo do uso da assinatura eletrônica tem ocorrido nesse momento de pandemia. Uma vez que muitas empresas passaram a apostar no trabalho home office para garantir a segurança dos colaboradores, foi necessário atualizar o contrato de trabalho de todos os funcionários, ou talvez realizar a compra de um software para melhorar o seu atendimento.
Isso pode ser feito a partir da assinatura eletrônica, visto que ela está prevista por lei. Assim, é possível enviar a nova cláusula do contrato aos colaboradores ou clientes por e-mail e colher as assinaturas eletrônicas, seja por token ou login e senha em um sistema específico, por exemplo.
Com o mundo cada vez mais tecnológico, não faz nenhum sentido pedir às pessoas para irem até sua empresa assinar um papel. Em um cenário assim, você corre o risco de perder vendas e fazer com que seus funcionários fiquem insatisfeitos, provocando um turnover mais alto.
Qual é a diferença da assinatura eletrônica para a assinatura digital?
Assinatura digital ou assinatura eletrônica? Essa confusão é bastante comum, mas podemos diferenciá-las de uma forma bem simples: se pensarmos na assinatura digital como a espécie, a assinatura eletrônica seria um gênero desta.
Ou seja, toda assinatura eletrônica é digital, mas nem toda assinatura digital é eletrônica, já que essa primeira envolve algumas formalidades.
Por exemplo, a assinatura digital exige um certificado digital, que deverá ser homologado por uma instituição oficial para que haja validade. Para fazê-la, você deve subir o documento em um portal de assinaturas e usar um Certificado e-CPF ou e-CNPJ.
Assim, a assinatura digital é obrigatória em alguns processos mais sensíveis, como aqueles que envolvem grandes transações financeiras, afinal, trata-se de um conjunto de informações criptografadas que permitem pessoas específicas terem acesso à determinados dados.
A assinatura digital é obtida de duas maneiras:
- chave privada: você pode emitir dados com identidade própria, o que impede que outra pessoa realize tarefas se passando por outra. Com a chave privada, a exposição dos documentos emitidos será fornecida pelo dono da assinatura, apenas;
- chave pública: ela dá acesso aos documentos fornecidos por quem tem a chave privada. Mas não pode ser feita nenhuma alteração e, também, nas informações consta o nome do proprietário primário, para que não haja dúvidas.
Quais são as aplicações de uso da assinatura eletrônica?
Sendo que a assinatura digital é uma necessidade a todas as transações mais sensíveis e que envolvem grandes montantes de dinheiro, a assinatura eletrônica é uma facilidade às empresas e pode ser usada em:
- aceites de propostas;
- assinatura de contratos de serviços, como softwares, pacotes de internet etc;
- recibos;
- financiamentos variados;
- contratos imobiliários;
- aberturas de contas em bancos ou fintechs;
- contratos trabalhistas ou de serviços.
Veja que são inúmeros serviços que trazem mais praticidade e tranquilidade ao dia a dia. Quando sua empresa demora a aderir o uso da assinatura eletrônica, ela adia a disposição de uma boa experiência de clientes e funcionários.
Quais são as vantagens deste método?
Trouxemos diversos pontos que você precisa considerar. Veja a seguir:
Inovação e adequação ao novo momento de mercado
Com o aumento de compras online e maior fechamento de negócios por meios digitais, sem assinatura eletrônica sua empresa vai ficando para trás, devido a falta de inovação. Na prática, você acaba engolido pela concorrência.
Por exemplo, as imobiliárias que pedem contratos com firma reconhecida em cartório, assinaturas de testemunhas, entre outros, perdem lugar para imobiliárias 100% digitais, que permitem alugar ou comprar um imóvel com poucos cliques.
A mesma situação ocorre com grandes bancos em comparação com as fintechs, que permitem transações sem sair de casa. Para seguir relevante no mercado, esses bancos precisaram desenvolver novas maneiras de ajudar os clientes e, sim, a assinatura eletrônica tem tudo a ver com esse cenário.
Mais produtividade e crescimento de lucros
O que um software de CRM tem a ver com a assinatura eletrônica? Simples: são processos digitais que permitem ao seu time trabalhar de forma mais produtiva.
Enquanto o CRM permite que todos busquem informações de um mesmo local, facilitando e trazendo menos ruídos, a assinatura eletrônica faz com que os fechamentos de negócios sejam feitos com poucos cliques, sem a necessidade de encontros presenciais, idas a cartórios, etc. Além de trazer mais agilidade pois não há a dependência de Correios ou transportadoras, que podem atrasar ou até extraviar os papéis.
Outro ponto: você pode escalar suas vendas, fazendo negócios em diversas cidades, por não estar mais preso a processos físicos.
Além disso, com a integração entre o CRM e a plataforma de Assinatura Eletrônica, você reduz o ciclo de vendas e simplifica processos, reduzindo o tempo gasto e os custos financeiros. Da prospecção até a assinatura do contrato, todo processo é realizado digitalmente. Ou seja, seus contratos podem ser firmados por meio da assinatura eletrônica com a integração nativa das soluções do Salesforce + DocuSign.
Menos burocracia
Quanto menor a burocracia nos processos, maior a facilitação por parte da empresa na vida de seu público e menor o tempo gasto com processos internos. Pense em todo o tempo que leva para um contrato no papel ser validado, as várias idas e vindas se tornam desnecessárias quando há a possibilidade de ter essa validação em poucos cliques, não é?
O que a lei diz sobre a assinatura eletrônica?
Na dúvida sobre a validade legal? Saiba que a assinatura eletrônica é validada pela MP 2200-2
Com essa Medida Provisória, todas as formas digitais de assinatura passam a ter validade jurídica, conforme é explicado neste trecho que diz que a MP visa: “garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras”.
A assinatura eletrônica é uma necessidade para qualquer empresa que busca se manter atualizada e competitiva, sempre de olho na ótima experiência dos clientes. Não é uma questão de “se você vai usar”, mas quando você vai tê-la.
Foi pensando nisso que consultorias inovadoras de CRM como a JFOX resolveram investir na parceria Docusign + Salesforce.
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